Журнал "Системы Безопасности" № 1‘2019

S E C U R I T Y A N D I T M A N A G E M E N T 31 От забытых заявок к прозрачным транзакциям С проблемами при внедрении информацион- ных систем сталкиваются все компании, и жилищно-коммунальная сфера не исключение. Цель грамотного интегратора, партнера или производителя – сделать из каждой проблемы череду решаемых задач. Во-первых, руководство управляющей компа- нии должно осознать потребность и принять необходимость автоматизации процессов. Во- вторых, суметь донести эту идею до всех сотрудников. Ведь невысокая информационная грамотность может стать серьезным препятстви- ем в работе в условиях новой системы. Представим ситуацию: диспетчер Мария Павлов- на принимает заявку по телефону и записывает ее в бумажный журнал. Затем она звонит сантехни- ку, который уже чинит где-то протечку. Тот обеща- ет отправиться на следующий объект сразу, как закончит работу на этом. Все происходит просто на словах, и в какой-то момент просто забывается в процессе работы и череде других заявок. В слу- чае же цифровой концепции у собственника стоит мобильное приложение, в котором он оформляет заявку. Она через построенный бизнес-процесс и все согласования направляется к исполнителю, который видит ее в своем дневном графике. В назначенное время он выполняет работу, фото- графирует результат и получает одобрение заказ- чика опять же через приложение. Таким образом, из размытого затянутого процес- са с нечеткой задачей и непонятным результатом мы получаем достаточно прозрачную транзак- цию, в которой люди участвуют как уведомители и исполнители, фиксирующие всю информацию, хранящуюся впоследствии в архиве. В рамках концепции цифрового ЖКХ мы гово- рим про целый пласт систем, процессов и ролей, которые нацелены на максимально удобный и качественный сервис для того, кто за него платит, – жильца, собственника или арен- датора объекта недвижимости. Куда ушло тепло и электричество? Ресурсоснабжающие организации уже давно оценили преимущества цифровизации и взяли на вооружение информационные системы. Через них они получают данные о том, сколько ресурсов и кому отгружено, сколько оплачено, как они расходуются. А вот управляющая ком- пания, которая подобного интерфейса не имеет, пребывает в неведении: ресурсы она получила и оплатила, но куда уходит тепло и электриче- ство – точно неизвестно. Результат этого – огромный процент неоплат. Управляющая компания должна иметь прозрач- ную систему взаимодействия с каждым потре- бителем. И решить этот вопрос можно с помо- щью сервиса коммуникации с жильцами и собственниками для получения необходимой информации. Быстро, качественно, дешево Чтобы управляющей компании добиться успе- ха, ей нужно: l быть инновационной, быстро реагировать на изменения и подстраиваться под конъюнктуру рынка; l быть автоматизированной и учитывать новые реалии; l предоставлять удобный, разнообразный и недорогой сервис. В этом случае выражение "Быстро, качественно, дешево – выберите любые два пункта" должно быть перефразировано в "Быстро, качественно, дешево – вы можете выбрать все три пункта". Рынок диктует свои условия управляющим ком- паниям, а это: l конкуренция, появление большого количе- ства игроков; l наделение собственников жилья правовыми свободами относительно выбора своей управляющей компании, критериев оценки и принятия решения, кому они будут платить за сервис. Выбирать собственники будут, основываясь на качестве услуги, скорости ее оказания на регу- лярной основе и цене. И при прочих равных они не выберут компанию, у которой нет мобильно- го приложения. Люди хотят иметь легкий пер- сонализированный доступ к сервисам, за кото- рые они платят. Поэтому и важно управляющей компании, которая хочет сохранить свою конкурентоспо- собность, принять решение о внедрении информационных систем как можно скорее. В противном случае, как ни жестко это звучит, ей осталось немного: она "захлебнется" в собст- венном хаосе, а на ее место придет более эффективная, динамично развивающаяся и клиентоориентированная организация. Организация КПП и контроль гостевого трафика Любая управляющая компания несет ответ- ственность за охрану объекта и контроль периметра. Постоянных жителей или работ- ников расположенных на территории орга- низаций сотрудники УК должны идентифи- цировать в момент и беспрепятственно про- пускать. Собственники, жильцы, арендаторы имеют право пригласить к себе гостя, вызвать сотрудника сервисной службы или курьера. В этом случае сотрудники УК долж- ны обладать данными о визитере, его авто- мобиле (при наличии) и примерном време- ни прибытия. Как это происходит сейчас? Обычно заказ гостевого пропуска выглядит следующим образом: житель звонит на ресепшен или КПП и говорит, кто и когда к нему приедет; оператор записывает инфор- мацию в журнал или вносит в электронную таблицу. В момент прибытия визитера охран- ник сверяет данные и принимает решение, пропускать или нет, полностью беря на себя ответственность за это. С нашей точки зрения, в такой системе есть ряд критичных рисков: заявку могли забыть внести; нужно время, чтобы найти именно ту заявку; нет гарантии, что заявка вообще достоверна и т.п. Иными словами, большую роль играет человеческий фактор. Точки роста Решение проблемы мы видим в смещении акцента: ответственность за гостей должна лежать на том, кто их приглашает. Каким образом можно это сделать? Если говорить про типичный процесс орга- низации контроля автомобильного гостевого трафика, то идеальная история выглядит так: житель открывает мобильное приложение и заказывает пропуск, который тут же попадает в единое облачное хранилище. Дальше дело за системой видеораспознавания автономе- ров. Она сканирует госзнак каждой подъ- езжающей машины и сверяет с данными в базе; при совпадении с заявкой администра- тор видит соответствующий статус и дает доступ довольному гостю, который не стоял и не ждал. Таким образом, в процессе все полностью автоматизировано, история хра- www.secuteck.ru февраль – март 2019 www.psk-remont.ru Л юдям не важно, когда в управляющей компании приемные часы, они хотят решать проблемы, не сходя с места – просто выбрать в мобильном приложении из перечня услуг то, что нужно: оставить заявку, получить услугу, вызвать мастера и т.п.