Журнал "Системы Безопасности" № 2‘2022

Ц И Ф Р О В А Я Т Р А Н С Ф О Р М А Ц И Я , A I , I o T 35 www.secuteck.ru апрель – май 2022 успешной и эффективной онлайн-сессии. Вир- туальное совещание требует больше времени на подготовку, которая позволяет выстроить вектор коммуникации. На этом этапе создается общее поле дискуссии группы. Вот на что стоит обратить внимание при подго- товке: 1. Цель. Первое, с чего стоит начать подготов- ку, – написать цель встречи. Для этого ответить на вопросы: зачем собирается группа, какие задачи перед ней стоят, какими могут быть последствия, если задачи не будут решены груп- пой? Например, если нужно провести собрание по информированию о целях компании, изме- нениях, то можно заранее провести среди участ- ников опрос по интересующим их темам. Опре- деление цели позволяет задать направление коммуникации на встрече. В книге "Смерть от совещаний" Патрик Ленсиони в зависимости от цели делит встречи на четыре типа: ежедневные пятиминутки, еженедельные тактические сове- щания, ежемесячные стратегические встречи и ежеквартальные выездные обзоры. 2. Результат. В зависимости от цели собрания результатом может быть решение конкретного вопроса, отчет или план действий. 3. Участники. После того как цель и результат определены, переходим к отбору участников. Чтобы понять, кто является ключевым участни- ком встречи, можно задать себе вопросы: на кого повлияет результат встречи, чьи точка зре- ния и согласие важны в обсуждаемом вопросе? 4. Общие инструменты. Онлайн-работа повы- сила востребованность таких инструментов совместной работы, как Teams, Zoom, Skype, Slack, Discord и др. Они, как правило, выби- раются корпоративной политикой, а функцио- нал у многих схож. 5. Процесс. Когда сформированы цели, резуль- таты и определены участники, переходим к про- цессу самой встречи. Здесь важно заложить порядок работы с группой, выступление участ- ников и примеры открытых вопросов для под- держания дискуссии. Назревают вопросы: при чем здесь вовлечен- ность и как работать с ней в режиме онлайн, как на этапе подготовки учесть вовлеченность? Вот какие советы для сохранения вовлеченности стоит учесть до сессии: 1. Правила. При проведении удаленных сове- щаний нужно сразу предусмотреть, в каком порядке и кто задает вопросы. Включенные камеры, ответы по одному, подача обратной связи (как строится коммуникация, чтобы дер- жать фокус на контексте беседы) – все это отно- сится к правилам. 2. Проверка инструментов. Исключительное отличие работы онлайн – это отсутствие физи- ческой доски для ведения совещания. Поэтому в зависимости от цели и результата необходи- мо предусмотреть, как будут отражаться отве- ты по теме встречи – в документе Office, пре- зентации, на общей интерактивной доске (Miro, Mural и др.) или доске задач (Trello, Jira, Planner и др.). 3. Тайминг выступлений. При планировании онлайн-выступлений необходимо заложить время на каждое и придерживаться его. Для поддержания интереса у людей, участвующих удаленно, каждые 10–20 минут устраивайте интерактивную деятельность – опросы, сессию ответов на вопросы, реакции смайликами в чат. 4. Повестка встречи. Заранее, до встречи, выслать всем участникам цель мероприятия и формат проведения. Если есть возможность, указать, какие задачи от них требуется решить на встрече. При подготовке расширенной встречи с топ- менеджментом или лицами, принимающими решения, нужно выделить время на дополни- тельную подготовку и сверку результатов. Если на встрече требуется принятие решений топ- менеджерами, следует заранее подготовить примеры и варианты развития событий при выборе того или иного случая. Этап 2. Проведение После этапа подготовки наступает тот самый момент "путешествия" – проведение встречи. Теперь результаты первого этапа пригодятся для дальнейшей работы. В начале виртуальной встречи нужно прогово- рить цель, результат и правила коммуникации. Сообщите о предоставленных ролях и полномо- чиях участников. На удаленных совещаниях есть несколько методов повышения эффективности и вовлеченности участников: 1. Приветствие. Удаленное совещание следует начинать с небольшого приветствия и разминки для группы. Спросите, как дела или как работа- ет звук, видео. Это позволит разогреть аудито- рию для последующей коммуникации. В при- ветствии также заложите время на план комму- никаций во встрече. 2. Быстрые опросы. Это так называемые разо- гревающие активности. При проведении информационного совещания с большим коли- чеством людей можно отправить ссылку на быстрый опрос и познакомиться с географией участников. Это самый быстрый способ узнать, как работает звук выступающего и демонстра- ция экрана. Пример блиц-опроса: какие инстру- менты совместной работы вы используете? 3. Работа в малых группах. Для совещания с большим количеством участников можно организовать работу над ключевым вопросом в малой группе – от 3 до 10 человек. Такой формат подключает почти всех участников встречи к дискуссии. 4. Виртуальная доска. При проведении встречи стоит предусмотреть ключевой инструмент – доску. В качестве доски может выступать демонстрация общего документа Office (Word, PowerPoint и др.). Во время проведения демон- стрируется экран с дополнительными вопроса- ми группе. Сейчас особую популярность наби- рают интерактивные доски для работы с груп- пой, такие как Miro, Mural и др. Они дублируют функционал физической доски и позволяют организовать работу в группах. 5. Контрольная проверка. Ключевая стратегия удаленного совещания – дополнительная про- верка аудитории на усвоение предоставленной информации. Если удаленное совещание посвящено обзору планов работы департамен- та, то примером такой проверки могут высту- пать вопросы "Все согласны с установленной информацией?", "Есть ли у вас возражения по данному выступлению?". Если встреча посвяще- на ретроспективе события, спринта или про- екта, то, завершая каждый блок коммуникации, можно подводить итоги рассмотренного блока и переходить к следующему. При переходе к следующему блоку информации следует снова указать цели и ответить, зачем будет про- водиться данный блок. 6. Смена деятельности. В удаленном режиме вовлеченность участников можно поддерживать сменой активности. Так, каждые 10–20 минут следует организовывать значимую для группы активность. Для такой смены хорошо подойдут интерактивные игры, опросы, голосования. Этап 3. Завершение Финал встречи похож на просмотр фотографий после путешествия. Когда нужно завершать сес- сию? Этот этап состоит из двух процессов: завершение дискуссии на самом совещании и сбор обратной связи после встречи. Здесь сле- дует подвести итог проведенного совещания и дискуссии: 1. Обратная связь. Вопросы и ответы. В саму встре- чу заранее закладывается время на сбор открытых вопросов и тем, которые хотелось бы обсудить в дальнейшем. Это дополнительные шаги для выстраивания последующей коммуникации. 2. План действий. В конце встречи следует повторить все вопросы, решения и действия по следующим шагам. Это позволит группе уви- деть результаты и знать, как будет использо- ваться информация, полученная на сессии. 3. Рассылка итогов встречи. Предполагается всем участникам встречи разослать краткие итоги и дальнейшие шаги в работе. Если замет- ки велись на интерактивной доске, можно отправить группе результаты в виде скачанной доски, сопроводив словесным описанием. Выбор – действие – результат Любое путешествие начинается с первого шага, и каждый последующий шаг или действие опре- деляют, приближаетесь вы к результату или нет. Так и с совещаниями: есть множество способов проведения эффективных совещаний во время удаленной работы. Только выбирая и пробуя, можно узнать, приближаетесь ли вы к цели. В этой статье я показала инструменты, которые использую в своей работе для организации вовлеченного обсуждения. Они помогут вам сделать совещания эффективнее, поддержать вовлеченность участников и наполнить работу команды энергией. n Ваше мнение и вопросы по статье направляйте на ss @groteck.ru Р азные люди, разное эмоциональное состояние, разные взгляды на одну ситуацию, разный опыт – все это может быть барьером при прове- дении эффективного совещания. Кроме того, длительные собрания по инициативе руководителя, в которых нет темы и четкой повестки, снижают продуктивность рабочего дня и энергию сотрудников