Журнал "Системы Безопасности" № 3‘2021

Б И З Н Е С . И Д Е И И М Н Е Н И Я 39 Умение эффективно организовать мероприятие и провести встречу – ключ к успеху в бизнес-ком- муникациях. Клиенты и партнеры всегда помнят интересные события и удачные встречи. Человек на любой бизнес-позиции останется человеком, у которого может быть очень плотный рабочий график, он может уйти в отпуск, уехать в коман- дировку или внезапно заболеть. Еще пять-десять лет назад многие люди на вопрос "Что ты будешь делать через полгода/год?" ответили бы: "Поня- тия не имею!", но чем выше должность, тем даль- ше горизонт планирования, потому что в бизнесе ценна каждая минута. Поэтому важно заблаго- временно позаботиться об успехе вашего меро- приятия или встречи. Хорошим тоном является приглашение на мероприятие (выставка, конференция и т.п.) участников: l минимум за квартал (лучше за полгода), если это мероприятие проходит в другой стране; l минимум за полтора месяца (лучше за квар- тал), если это мероприятие проходит для людей из разных городов в рамках одной страны; l минимум за две недели (лучше за месяц), если это мероприятие проходит в конкретном городе для участников из этого города. Хорошим тоном является приглашение на встречу: l минимум за месяц, если это встреча людей из разных стран; l минимум за две недели, если это встреча людей из разных городов в одной стране; l минимум за три рабочих дня, если это встре- ча людей в одном городе. Первый бизнес-контакт в другой стране В зависимости от специфики бизнеса и страны первым контактом с компанией/человеком в другой стране может быть письмо, текстовое сообщение на мобильный телефон или звонок. Факсимильные сообщения или бумажные пись- ма на официальный адрес (кроме согласован- ной сторонами отправки документов) являются устаревшими способами коммуникации для первого бизнес-контакта. Официальное письмо на почту Лучшим вариантом для первого бизнес-контакта будет письмо с вашей корпоративной почты на языке, понятном получателю, со следующими данными: кто вы, какую компанию представляе- те, кратко суть вашего предложения. В письме обязательно должна быть ваша полная подпись (имя, фамилия, должность, контакты, сайт ком- пании). Чтобы убедиться в том, что ваше письмо доставлено, при отправке можно выбрать опцию "отчет о получении". Не следует использовать опцию "отчет о прочтении" для вашего первого письма, это может быть негативно воспринято получателем (будто вы его контролируете). Очень важно, чтобы домен вашей компании не фигурировал в спам-листах, иначе ваши письма могут просто не доходить до адресатов. Автоответ на письмо Автоответ – это простой и удобный способ сообщить вашим отправителям, что вы вне зоны доступа: в отпуске, в командировке, у вас в стране национальные выходные и т.п. Текст автоответа должен дать отправителю четкую информацию, когда вы вернетесь (когда у вас первый рабочий день), кто вас заменяет, к кому из ваших коллег можно обратиться за помощью или решением вопроса. Сообщение на мобильный телефон Является дополнительным каналом коммуника- ции и допустимо для большинства стран. Не следует использовать сообщение вместо офи- циального письма. Допустимо отправить сообщение на мобильный телефон, если вам дали контакт человека и он может быть заинтересован в вашем звонке или если у вашего звонка есть измеримые бизнес- перспективы. В сообщении нужно указать, кто вы (имя, фамилия, компания, должность, кто дал контакт и по какому поводу вы хотите позвонить). Популярными мессенджерами в странах СНГ являются WhatsApp, Viber и Telegram, так как помимо персональных/групповых текстовых и голосовых сообщений через них можно еще делать групповые звонки. Если вы не уверены в том, какие именно мессенджеры использует человек и использует ли вообще, выберите СМС-сообщение. Отправка голосового сообщения при первом контакте является категорически недопустимой (это в буквальном смысле дурной тон). Прими- те во внимание, что даже в процессе рабочих коммуникаций через мессенджеры многие люди во многих странах крайне негативно вос- принимают отправку голосовых сообщений. Если без голосового сообщения не обойтись и это взаимоприемлемо, напишите текстовое сообщение, кратко опишите, в чем дело и что именно вы прислали в голосовом сообщении. Это покажет уважение с вашей стороны и забо- ту о партнере. Он прослушает сообщение, когда будет время, а ваш текст поможет настроиться на суть вашего сообщения. Сообщения через социальные сети Если вы планируете развивать международный бизнес, вам понадобится LinkedIn – социальная сеть для поиска и установления рабочих контак- тов, популярная в Европе, Америке и Азии. Для первого бизнес-контакта в Европе, Вели- кобритании, Азии и Америке могут использо- ваться сообщения в LinkedIn. Это нормально, так как LinkedIn является целевой социальной сетью для рабочих контактов. В LinkedIn вам могут также написать рекрутеры. В любом случае официальное письмо на почту с биз- нес-целью будет лучшим способом коммуни- каций. Общепринятым является отправка бизнес- сообщений на рабочую страницу компании или бизнес-аккаунт в Facebook/Instagram, однако не принято писать первые рабочие сообщения через Facebook/Instagram незнакомому челове- ку в личный аккаунт с бизнес-целью в B2B. Рабочая переписка в мессенджерах или соци- альных сетях допустима только с обоюдного согласия сторон, а также если это не противо- речит правилам компании. Время реакции на письмо В каждой международной компании есть свои правила Response Time (время реакции). Если речь идет об установлении новых партнер- ских отношений, хорошим тоном является ответ на письмо/сообщение от незнакомого контакта в течение первых суток. Если письмо пришло до обеда, то ответить нужно до вечера того же дня, если письмо пришло после обеда, то ответить нужно до обеда следующего рабочего дня. Допустимым – в течение двух рабочих суток со времени получения письма. Время реакции на письмо может быть иным, если вам пришел автоответ от получателя. www.secuteck.ru июнь – июль 2021 Часовые пояса UTC В ремя – очень ценный актив для бизнеса. Используя его эффек- тивно, можно увеличить продажи и прибыль. Встречи – это догово- ренности, которые помогают бизнесу увидеть и использовать возможности