Журнал "Системы Безопасности" № 6‘2020

А К Т У А Л Ь Н О 13 Power Automate Позитивным открытием, которое сильно меня порадовало, стало то, что наши сотруд- ники, причем не только в иТ, задумались об автоматизации своих рутинных задач. Здесь нам помог Power Automate. Благодаря ему коллеги настраивают автоматическое созда- ние задач или напоминания из почты. К при- меру, письма, поступающие от важных для меня контактов, автоматически создают задачи в ToDo. не хочется обойти стороной интересное при- ложение Stream – это аналог YouTube на плат- форме Office 365 со схожим функционалом. Удобно то, что все видео- или телефонные конференции, которые мы проводим, записы- ваются сюда же и мы можем посмотреть запись в любой момент времени или поде- литься с коллегами. Это очень полезный инструмент в работе. Запуск новых сервисов все эти приложения у нас были и до пандемии, и мы в том или ином виде с ними работали. но в этом году мы столкнулись с тем, что их не хва- тает, и с момента перехода на удаленный фор- мат запустили несколько новых порталов. Портал "Удаленная работа" в марте, когда было принято решение о пере- ходе на удаленную работу, мы столкнулись с вопросом: как сделать переход быстрым и каче- ственным и при этом донести информацию до всех сотрудников? в итоге мы пришли к тому, что в этом нам поможет отдельный портал. идею реализовали на облачном SharePoint, к которому каждый сотрудник имеет доступ. Запущен он был всего за одну неделю после перехода на удаленную работу. на портале содержатся правила подготовки рабочего места к удаленной работе (как настроить компьютер согласно правилам информационной безопасности, какие прило- жения и инструменты нужно использовать). Здесь также размещены инструкции, например, к кому обратиться в случае, если возникнут какие-то проблемы. Поначалу никто не понимал, как работать уда- ленно, и мы начали собирать информацию внутри своего иТ-отдела. Потом стали публико- вать советы, как эффективно работать из дома, и для остальных коллег. Технический помощник новичку Следующее приложение, которое мы взяли в работу, – "Технический помощник новичку". После перехода на удаленку мы столкнулись со следующей проблемой внутри подразде- ления: наши ресурсы не были адаптированы для новых сотрудников, которые начинали работать с нами уже сразу из дома. Они были незнакомы со своими коллегами, стес- нялись что-то спросить. Тогда мы решили проработать эту задачу и сделали отдельную страницу, на которой можно найти ответы на все те вопросы, с которыми сталкивались как минимум мои удаленные сотрудники. мы всех опросили, разделили ответы по направлениям, связанным с деятельностью банка, работой приложений, инструкциями по разным тематикам, и отразили на этой странице. Бронирование рабочих мест Сейчас мы запускаем новое приложение, с помощью которого можно забронировать себе рабочее место в офисе. мы начали им заниматься, когда у нас в банке было принято решение отказаться от части офисов, но боль- шинству сотрудников рано или поздно прихо- дится там работать. Как найти свое рабочее место в офисе, где ты никогда не был, или как найти свободное? мы нашли решение этих вопросов в запуске нового приложения, которое называем "Бронирование рабочих мест". С его помощью можно посмот- реть карту офиса, найти свободное рабочее место для себя или своего коллеги, посмотреть выделенные места под интересующее вас под- разделение, понять, где находятся зоны общего пользования, и много другое. мы верим, что это приложение поможет организовать ком- фортную работу нашим коллегам и нам. Развитие внутренней культуры ИТ От программных инструментов перейдем к культуре иТ и нашему внутреннему бренду – Z-команде иТ. Это моя любимая тема и, можно сказать, мое детище. Расскажу про те измене- ния, которые у нас произошли, и задачи, на которых мы сейчас фокусируемся. главная тема в этом направлении – иТ-грамотность. Почему это важно? Если сотрудники не знают базовых операций при работе с компьютерной техникой или программным обеспечением, возникают определенные опасности или проблемы: l специалисты иТ-поддержки вынуждены отвлекаться на несвойственные им задачи; l неэффективно используется рабочее время, свое или своих коллег; l сотрудники с расширенными правами по незнанию удаляют "живые" данные из систе- мы, вносят неверные корректировки и настройки. Помимо этого, обновились все общебанковские системы и сотрудникам нужно было восполнять пробел знаний по новым ресурсам, о которых говорилось выше, – СЭд, порталу самообслу- живания, Office 365 и др. мы решили уделить особое внимание этому вопросу и запустили программу по повышению иТ-грамотности, которой занимаемся уже больше года. в 2020 г. у нас в приоритете уда- ленная работа и изменения в приложениях, которые помогают сотрудникам работать из дома. Что входит в программу? Раз в две недели мы выпускаем короткие видеоинструкции, инфо- графику по ним и публикуем через разные каналы коммуникаций (соцсети, почта и т.д.). Проводим онлайн-семинары для компаний, с которыми в данный момент происходят объ- единения, рассказываем им про иТ-сервисы: что у нас есть, кто за что отвечает, где найти ту или иную инструкцию, к кому обратиться в слу- чае возникновения проблемы. При переходе на удаленную работу стали более востребованы различные онлайн-курсы, например по командной работе в Teams. мы обучили порядка 10–15% сотрудников – весь руководящий состав банка. мы также занимаемся развитием базы знаний с акцентом на удаленные сервисы. Изменение коммуникаций внутри компании Кроме того, мы уделяем внимание и развитию внутренних коммуникаций. наши активности разделены по направлениям, например есть вовлеченность сотрудников иТ, а есть потреб- ности сотрудников банка. в рамках направле- ния по коммуникациям было несколько задач, связанных с иТ-конференциями, презентацией подразделений и опросами. ИТ-конференции Когда мы только начали работать удаленно, то решили узнать у своих коллег, что их сейчас больше всего волнует, и сделали опрос перед конференцией, а затем руководитель блока иТ на них ответил. на самой конференции сотруд- ник блока иТ также может задать интересующий его вопрос. все конференции проходят онлайн с обязательной записью, а сотрудники из других регионов и часовых поясов всегда могут их посмотреть. на таких конференциях всегда большая посещаемость, например на последней присутствовало 80% сотрудников блока иТ. Презентации подразделений Регулярно раз в месяц в Teams проходят презен- тации подразделений, где различные подраз- деления иТ рассказывают о своих интересных активностях. Коллеги подходят к мероприятию творчески: устраивают интерактивы, делают прямые включения из разных регионов. Опросы выше описаны активности внутри блока иТ, а есть также активности, посвященные взаимо- действию иТ и пользователей, сотрудников банка, – это опросы. Безусловно, опросы в том или ином виде проводятся во многих компа- ниях, но мы решили их расширить. на всю негативную обратную связь мы не про- сто отвечаем, а созваниваемся с коллегами, уточняем, что не так. для нас каждая негативная оценка – это плюс, зона роста. нам важно пони- мать, чем наши сотрудники недовольны и что мы должны изменить внутри иТ, чтобы стать лучше. Адаптация под вызовы внешнего мира в вопросах внутренней культуры мы не одиноки и состоим в сообществе единомышленников "иТ для людей". в него входят различные компании, такие как "Ростелеком", альфа-банк, "магнит" и т.д., и мы открыты для новых участников. в рам- ках сообщества мы делимся своими идеями и помогаем в реализации. все, кому интересно, могут нас найти на просторах интернета и в соци- альных сетях по названию сообщества и узнать подробнее о наших ценностях и идеях. Я считаю, что понимание и решение проблема- тики во взаимодействии между сотрудниками – это как раз те задачи, на которых сейчас нужно концентрироваться. в изменившемся мире неизвестно, что будет завтра, а коммуникации вашей команды и сотрудников – это ключевой инструмент в работе, которому нужно уделять особое внимание и который поможет достойно пройти через непростые времена. n www.secuteck.ru декабрь 2020 – январь 2021 СПЕЦПРОЕКТ COVID-TeCh: ТЕхнОлОгии ПРОТив ПандЕмии Ваше мнение и вопросы по статье направляйте на ss @groteck.ru