Журнал "Системы Безопасности" № 5‘2022

Ц И Ф Р О В А Я Т Р А Н С Ф О Р М А Ц И Я , A I , I o T 117 Н ачнем с двух определений, чтобы мы пра- вильно друг друга понимали: l Бизнес-процесс – это сценарий или набор сценариев, в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним. l Роботизация бизнес-процесса – это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система. Роботизация бизнес-процессов при проверке поставщиков: как убрать человеческий фактор и ускорить процессы Какие нюансы были у проверки поставщиков до роботизации? Она включала в себя два этапа: 1. Предквалификация. Обязательна до запросов коммерческих предложений у поставщика. 2. Проверка поставщика. Обязательна перед заключением договора. В процедуре проверки поставщика участвовали четыре-пять сотрудников: l менеджер по закупкам (взаимодействует с контрагентом и подразделениями, ставит задачи менеджеру по документообороту, контролирует ход процесса проверки); l менеджер по документообороту (запрашива- ет документы у контрагентов, получает и выполняет их первичную проверку); l юрист (выполняет юридическую проверку контрагента и документов); l финансист (выполняет финансовую проверку благонадежности контрагента); l сотрудник службы безопасности (при необхо- димости выездной проверки). В зависимости от категории поставщика (ИП или юрлицо), категории и суммы закуп- ки контрагент должен предоставить от 5 до 15 сканов оригиналов подтверждающих документов. Главная проблема заключалась в затянутых сро- ках проверок поставщиков. Причина этой про- блемы – человеческий фактор: l информация теряется или забывается при передаче от одного сотрудника другому; l многократные запросы одной и той же информации у сотрудников и контрагентов. Решение этой задачи стало возможно с помо- щью: 1. Передачи функции управления бизнес-про- цессом от сотрудников системе. 2. Передачи функции выполнения задач биз- нес-процесса от сотрудников системе. Микросервисная архитектура под управлением 1C:ERP На рис. 1 представлена связь компонент в еди- ную систему, распределение функций которой происходит следующим образом: l 1C:ERP – управление всем бизнес-процессом и выполнение задач. l Сайт компании – интерфейс для поставщика и подрядчика. l Dadata.ru – удобство пользователя при запол- нении на сайте. l Damia.ru – Data Mining из открытых источни- ков и структуризация. l Корпоративная почта – автоматическая отправка и получение писем. Для предквалификации достаточно ИНН контр- агента. Робот автоматически: l создает карточку поставщика в 1C:ERP; l заполняет документ предквалификации в 1C:ERP; l выполняет проверку в 1C:ERP (пройдена/не пройдена); l пишет письма контрагентам о результате предквалификации; l выполняет массовые предквалификации каж- дый год всей базы поставщиков в 1C:ERP за несколько часов. До роботизации процедуры предквалификации были необходимы два сотрудника и один-два дня на одного поставщика. После роботизации – 0 сотрудников и 5–10 сек. на одного поставщика. Ввод ИНН на сайте – автоматическая предквалификация в 1C:ERP Проверка поставщиков выполняется по анало- гичной схеме. Менеджер по закупкам иниции- рует процесс проверки из карточки контрагента в 1C:ERP и указывает e-mail контактного лица поставщика для прохождения проверки. Далее робот пишет письмо поставщику: l генерирует уникальную ссылку на страницу проверки на сайте; l отправляет e-mail контактному лицу постав- щика для заполнения формы. www.secuteck.ru октябрь – ноябрь 2022 Евгений Березин Директор по информационным технологиям ООО "Азия Цемент" www.freeamericanetwork.com Рис. 1. Связь компонент в единую систему Роботизация бизнес-процессов при работе с поставщиками на промышленном предприятии Закупкам на предприятии предшествуют такие обязательные процедуры, как про- верка благонадежности поставщиков, запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений, выбор поставщика для заключения договора на поставку. На примере завода "Азия Цемент" рассмотрим, как роботизировать эти бизнес-процессы, убрать человеческий фактор и ускорить процедуры