Журнал "Системы Безопасности" № 5‘2022

Ц И Ф Р О В А Я Т Р А Н С Ф О Р М А Ц И Я , A I , I o T 119 www.secuteck.ru октябрь – ноябрь 2022 l Робот ставит задачи сотрудникам. l Юрист делает заключение. Время проверки юристом одного контрагента сократилось в три раза – прочитать отчет и сделать заключение. Роботизация преддоговорных процедур: запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений поставщиков без участия сотрудников Только задумайтесь, сколько времени тратят менеджеры по закупкам на запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений поставщиков! В этом случае у менеджера по закупкам не возникает желания запросить коммерческие предложения у 100 поставщиков и он ограничивается 10–15 контрагентами. Как выглядели такие процессы до роботизации: l Поиск поставщиков в базе 1C:ERP. l Запросы предложений по телефону или по e-mail. l Сбор предложений по e-mail в различных форматах (doc, xls, pdf). l Сведение предложений в единую таблицу Excel. l Сравнительный анализ предложений и оценка по критериям. l Выбор поставщика и согласование наилучшего. А когда поставщик не указал в коммерческом предложении срок поставки или включает ли цена в себя НДС или нет, сколько времени уходит на уточнение и повторные запросы одной и той же информации? На рис. 5 показано, как часто выглядит типичный день менеджера по закупкам. Как и в примере с проверками поставщиков, передача функции управле- ния бизнес-процессом и выполнения задач от сотрудника системе помо- гает исключить человеческий фактор, высвободить время у менеджера по закупкам и ускорить процессы закупок в компании. Умный подбор поставщиков для запроса коммерческих предложений Первым таким помощником стал робот подбора поставщиков в 1С:ERP для запроса коммерческих предложений, который обеспечивает умный подбор поставщиков: l по историческим данным о закупках номенклатуры или аналогов; l по категории поставки, портрету поставщика и его компетенциям; l по прошедшим обязательную предквалификацию или проверку. Задача менеджера по продажам – проверить список поставщиков и e-mail контактных лиц, уточнить при необходимости и инициировать процесс запроса предложений. Далее робот пишет письма всем поставщикам от лица менеджера по закупкам с запросом коммерческого предложения (рис. 7). Робот автоматически рассылает письма поставщикам с запросом коммер- ческих предложений. Задача поставщика – заполнить форму на сайте и отправить свое коммерческое предложение. Здесь нет лишних полей, а только значимые, которые являются критериями для оценки. Заполнение поставщиком по ссылке на сайте формы коммерческого предложения происходит таким образом: робот собирает в 1C:ERP все коммерческие предложения поставщиков, сравнивает их по одним и тем же критериям, ставит задачу менеджеру по закупкам о завершении сбора предложений. Сравнительный анализ коммерческих предложений роботом в 1C:ERP Робот выбирает наилучшего поставщика по совокупности критериев и рекомендует его для закупки и заключения договора. Для наглядности робот подготавливает докладную записку (рис. 10) и понятными словами обосновывает выбор того или иного поставщика. Менеджер по закупкам может согласиться с выбранным поставщиком или рекомендовать дру- гого. Затем докладная записка проходит процедуру согласования в 1C:ERP и далее перетекает в процесс заключения договора. Плюсы роботизации бизнес-процесса запроса, сбора и сравнения предложений поставщиков У менеджера по закупкам высвобождается время от выполнения рутин- ных операций, которое он может потратить на поиск новых поставщиков, торг и получение от поставщиков наилучших условий поставки. Это воз- можно, потому что: l Менеджер исключен из запроса, сбора и обработки КП. l Робот пишет письма поставщикам и запрашивает КП. l Поставщики самостоятельно предоставляют КП через сайт. l Робот собирает КП от всех поставщиков. l Робот сравнивает КП поставщиков по 12 критериям. l Робот выбирает наилучшего поставщика или нескольких. l Робот формирует аналитическую записку. В результате существенно ускоряются процессы в компании. n Рис. 7. Робот запроса предложения Рис. 8. Заполнение поставщиком на сайте Рис. 9. Робот оценки предложений Рис. 10. Форма докладной записки с обоснованием выбора поставщика, сформированная роботом Ваше мнение и вопросы по статье направляйте на ss @groteck.ru п ередача функции управления бизнес-процессом и выполнения задач от сотрудника системе помо- гает исключить человеческий фактор, высвободить время у менеджера по закупкам и ускорить процес- сы закупок в компании