Журнал "Системы Безопасности" № 2‘2022

Ц И Ф Р О В А Я Т Р А Н С Ф О Р М А Ц И Я , A I , I o T 34 П редставьте идеальное совещание онлайн. Мне приходит образ встречи, на которой участники подключились вовремя, включили камеры ноутбуков, проявили внимание и инте- рес к заявленной теме, сконцентрировались на обсуждении и прекрасно понимают свою роль. Может, для вас это динамичная встреча с актив- ными диалогами, без долгих дискуссий, с уча- стием ведущего и подведением итогов в конце. Когда нужно принять решение группой, хоро- шее совещание с активным и конструктивным обсуждением просто необходимо организации. После таких встреч понимаешь свою роль и задачи, хочется идти работать. Осознаешь, что время потрачено с пользой, результат ясен и понятен всем участникам и повторных встреч более не требуется. После эффективной пла- нерки получаешь заряд работы на день, знаешь, чего от тебя ждет команда и что ты сам часть этой команды. После эффективной ретроспек- тивы проекта сохраняешь легкость в коммуни- кации и деловых отношениях с коллегами. После таких встреч есть энергия работать и быть активным участником процесса. Совещания в новой реальности В 2020 г. границы работы и жизни смешались и перевели нас в новый режим. График работы размыт, вместо отдыха приходится общаться с коллегами. Разные люди, разное эмоциональное состояние, разные взгляды на одну ситуацию, разный опыт – все это может быть барьером при про- ведении эффективного совещания. Кроме того, длительные собрания по инициативе руководи- теля, в которых нет темы и четкой повестки, сни- жают продуктивность и энергию сотрудников. В чем еще главные причины неэффективных совещаний? Кто-то скажет – в плохой повестке. Другие – в отсутствии дискуссии. Третьи винят опоздания коллег. И все в общем-то правы. Но путь к эффективному совещанию существует. Предлагаю воспользоваться метафорой и срав- нить совещание с путешествием. У путешествия можно выделить несколько составляющих. Перед тем как отправиться в путь, хорошо бы определиться с маршрутом, собрать чемодан и взять документы. Эту часть я буду называть подготовкой. После того как чемодан собран, билеты купле- ны, компания собрана, можно ехать. Этот этап называется "проведение встречи". Кто-то после путешествия считает расхо- ды, кто-то печатает фотографии, а кто-то приезжает и сразу распаковывает чемо- дан. Так или иначе, я назову этот этап завершением. Отправляясь в путешествие, каждый человек берет с собой деньги. Так, основной валютой эффективного совещания является вовлечен- ность участников. Итого проведение эффективного совещания можно разделить на три этапа: 1) подготовка; 2) проведение встречи; 3) завершение. Рассмотрим особенности каждого этапа в режи- ме онлайн. Этап 1. Подготовка "Иногда лучше потратить немножко времени, чтобы потом его сберечь" (цитата Евгения Шварца). Это самый первый и главный фактор апрель – май 2022 www.secuteck.ru Татьяна Мешкова Ex-руководитель отдела корпоративной отчетности (Kanban Master, Фасилитатор) компании Faberlic Правила эффективных совещаний в период удаленной работы Онлайн, закрытие офисов, удаленная работа – вот наша новая реальность. Плюсы удаленной работы в том, что работать можно где угодно, и также она подарила нам свободное время, сократив время на дорогу. Все, что необходимо, – это ноутбук, телефон, Интернет и удаленные встречи с коллегами. В новой реальности множество бизнес-тренингов, регулярных встреч, рабочих совещаний переместились в удален- ный формат. Бывало ли у вас такое, что вы пришли на онлайн-встречу и тут же захо- телось выключить камеру и заняться своими делами? Вроде бы общения не хватает, но общаться онлайн как-то не хочется. Бывало ли, что подключаешься к собранию и первые 5 минут пытаешься включиться в беседу? Как же сделать онлайн-совещания эффективными?