Журнал "Системы Безопасности" № 2‘2020

Б И З Н Е С . И Д Е И И М Н Е Н И Я 62 Разрешите и заставьте себя делать что-то для улучшения настроения и вашей физической формы. Танцы, планка, йога, медитация, цигун, дыхательные практики и т.п. – даже в рабочее время, если это добавляет вам энергию и жела- ние достичь новых профессиональных высот. Организация рабочего процесса С учетом текущей бизнес-ситуации оптималь- ным является горизонт планирования в пять рабочих дней с ежедневным контролем состояния выполнения ключевых задач. Начи- найте свою рабочую неделю с планирования, а заканчивайте с анализа выполненных задач, чтобы оценить свою эффективность и проана- лизировать, что удалось выполнить, а что нет и почему. Если ваша компания уже внедрила мировые стандарты и руководство требует от вас плани- ровать свои ключевые активности и вести отче- ты в CRM, поздравляю: вы уже умеете делать ежеквартальные/ежемесячные/ еженедельные рабочие планы и отчеты. Эффективная работа базируется на эффективном управлении ключевыми рабочими процессами, эффективное управление – на фокусировке на возможностях для бизнеса, а также анализе и контроле рисков. Оба фактора взаимосвязаны, и привести их в баланс помогает эффективное планирование, которое, в свою очередь, строится на эффективном управлении своим временем и временем своих подчиненных (делегировани- ем и контролем выполнения их задач). Звучит сложно? А теперь более простыми и понятными словами. Планирование и управление временем Самое важное, чем вы управляете на удаленке, – это ваше время и сила воли для правильной реакции на множество отвлечений. Чем меньше вы будете отвлекаться на секундные дела (быстро ответить коллеге в чате и т.п.), тем эффективнее и быстрее вы сможете закрывать задачи. Для прокачки навыков эффективного управле- ния своим временем вспомните/изучите матри- цу управления временем Стивена Кови (рис. 1). Суть матрицы управле- ния временем очень простая: вы выписывае- те все свои задачи и делите их по четырем категориям: l Важно, Срочно; l Важно, Не срочно; l Не важно, Срочно; l Не важно, Не срочно. Предлагаю вам описа- ние категорий в матри- це управления времени в своей собственной бизнес-интерпретации. Категория "Важно, Не срочно" Эту категорию можно назвать "Я – стратег" . Успешное решение задач в данной катего- рии – это ваше светлое профессиональное и личное будущее. Это ваши продажи, заказы, новые проекты, повышение дохода, бонусы, новые клиенты, слава, успех, награды, поездки, отпуск и т.п. Это то, ради чего компания наняла вас на работу, и то, ради чего вы на нее согласились. Это самая важная кате- гория, решение задач в которой приведет вас к успеху и достатку. Категория "Важно, Срочно" Эту категорию можно назвать "Я – кризис- менеджер" . Это внезапно появившиеся воз- можности в виде неожиданного заказа, готов- ности клиента подписать с вами договор или совершить безотлагательную покупку. Решение задач в этой категории должно повышать вашу ценность как сотрудника, умеющего быстро разруливать важные вопросы, не теряя фокус на достижение поставленных целей. Если важ- ных и срочных дел у вас очень много, вам нужно пересматривать свой подход к работе и работать над улучшением своей эффективно- сти. Причинами могут быть просроченные вами дела из категории "Важно, Не срочно". Если вы руководитель, то, вероятно, вы неэффективны в вопросе делегирования задач своим подчи- ненным. Если вы подчиненный – вы не уделяете время коммуникациям со своими руководством и тому, чтобы ваше руководство почувствовало и оценило вашу загрузку и вклад в рабочие достижения. Категория "Не важно, Срочно" Эту категорию можно назвать "Я – регули- ровщик" . Это все отвлечения, неожиданные письма, запросы коллег, внезапные совеща- ния, задачи и запросы со сроком "на вчера", чтение почты, рутинные задачи, отчеты и мно- гое другое. Первая реакция – сейчас я быстро решу эту задачу и вернусь к тому, чем занималась/лся, – является самой большой ошибкой. Весь рабо- чий день с таким подходом приведет к тому, что он будет потрачен на решение мелких задач, а большие, сложные и важные дела будут отло- жены "на завтра", потому что на них не останет- ся сил и вдохновения. Если повторять этот про- цесс каждый день, гора дел будет расти, а вме- сте с ней плохое настроение и отторжение от работы. Будут возникать мысли типа "У меня ненормальный босс", "Меня подставил колле- га", "У нас странные клиенты", "Я делаю больше других, а меня не ценят" и т.п. Решение: при появлении нового письма, отвлечения или задачи задавать себе вопросы "Что я получу, если выполню эту задачу прямо сейчас?", "Приблизит ли решение данной сроч- ной задачи меня к моей цели?". Если ответ положительный – задача переходит в катего- рию "Важно, Срочно" и должна быть решена. Категория "Не важно, Не срочно" Эту категорию можно назвать "Тренируем силу воли" . В эту категорию по остаточному принци- пу попадают задачи, которые не вписываются в первые три категории либо те задачи/прось- бы/сообщения, которые носят личный характер и не связаны с работой. Чтобы понять, сколько вы реально времени проводите в отвлечениях от работы, например в социальных сетях и мес- сенджерах в рабочее время (если это не связа- но с непосредственными служебными обязан- ностями), необходимо на мобильный телефон установить специальное приложение, которое покажет статистику использования каждой вашей программы. Результаты очень вас удивят. В среднем рядовой сотрудник тратит не менее 1,5 часа рабочего времени на всевозможные отвлечения. Это то время, которое автоматиче- ски увеличивает ваш стресс, увеличивает загрузку и приводит к сверхурочной и, конечно, к неоплачиваемой работе. Настройку своей эффективности, рабочей или личной, нужно начать именно с контроля над утечкой вашего времени. Опытные бизнесмены и бизнес-коучи часто говорят: "Жалуетесь, что у вас совершенно не хватает времени? Тогда загрузите себя новым полезным делом: начните учиться, заведите собаку, начните ходить в зал, вести блог и т.п., и вы удивитесь, как много вы начали успевать". Чтобы снизить стресс в нестандартных усло- виях, рекомендуется планировать лишь 40% задач на рабочий день, а 60% рабочего време- ни нужно оставить для форс-мажорных задач. Это значит, что из 8 рабочих часов сотруднику следует планировать 3 часа под конкретные фокусные задачи, а 5 часов стараться исполь- зовать для закрытия "висяков", срочных и рутинных задач. Я поделюсь с вами полезными инструментами для достижения целей. Некоторые инструменты эффективного сотрудника Вначале важно понять, что же есть то самое важное дело, которое вам нужно сделать за этот год, квартал, месяц, эту неделю, за сегодня. Сделал дело – гуляй смело Дела – это задачи, решение которых прибли- жает вас к заданной цели: выполнению плана продаж, увеличению количества активных партнеров или клиентов, получению лидов, заключению сделки, следующему шагу в про- екте, получению бонуса и т.п. Простыми слова- ми, это то, что приносит вам и вашей компании деньги и славу. Аксиома: если вы не осознаете свои рабочие цели и не фокусируетесь на них, вы не сможете их достигнуть, потому что ежедневная рутина и рабочее "болото" всегда будут поглощать вашу энергию, силы и внимание. Если вы не управ- апрель – май 2020 www.secuteck.ru Рис 1. Матрица управления временем по Стивену Кови