Журнал "Системы Безопасности" № 2‘2020

Б И З Н Е С . И Д Е И И М Н Е Н И Я 63 ляете процессом, то процесс управляет вами. Хаос, перегрузка и стресс постоянно будут вам мешать. Лучше день потерять, зато за час долететь Достигнуть цели помогает грамотное планирова- ние. При планировании выделяйте на решение ключевых дел все свои 40% рабочего времени, то есть 3 часа ежедневного рабочего времени. В условиях сильной неопределенности я бы рекомендовала посвятить ежедневно: l 1,5 часа для стратегии (поиска путей дости- жения поставленных целей и обдумывание вариантов решений задач); l 1 час для решения важных и срочных такти- ческих вопросов; l 2 часа форс-мажорного рабочего времени для решения оперативных задач и закрытия "висяков"; l 1 час форс-мажорного рабочего времени для рутинных задач (разбора почты, чтения доку- ментов и т.п.). 2,5 часа оставьте свободными. Это ваш зазор для маневра по перераспределению задач и снижению стресса. В классике тайм-менеджмента должно быть выделено не менее 0,5 часа в день на поиск вдохновения или обучение и 0,5 часа в день на анализ выполненных задач и перенос незавер- шенных задач на следующий день. Абонент временно недоступен Это очень важное и полезное бизнес-правило, которое помогает достигнуть бизнес-цели. При- веду личный пример. Если мне необходимо сфокусироваться на конкретной задаче, я наде- ваю наушники и отключаюсь от внешнего мира. Я не смотрю почту, не отвлекаюсь на чтение новых писем, ставлю телефон в беззвучный режим, не отвлекаюсь на чай/кофе/обед и т.п. Я выжимаю из себя максимум за это время (обычно час или полтора), и когда получаю конкретный измеримый результат, тогда позво- ляю себе снова выйти на связь с миром. Следуя этому простому способу, вы гарантированно повысите свою эффективность. Maximum Overdrive (максимальное ускорение) Ни один человек не может быть эффективным 8 часов х 5 рабочих дней х 21 рабочий день х 12 месяцев. После 30 лет, а особенно после 40 лет, на рабочую эффективность очень сильно влияет состояние здоровья, настроение, ситуа- ция в личной жизни, жизненная энергия, само- мотивация. Каждый человек после 30 лет знает свои жизненные ритмы (кому-то отлично рабо- тается утром, кому-то вечером, кто-то макси- мально сконцентрирован после обеда). Исполь- зуйте свои жизненные ритмы, свои периоды подъема и роста энергии для улучшения своей эффективности и решения ключевых задач, тогда вы будете "грести, используя силу тече- ния". Когда вы на спаде или не в идеальной форме – занимайтесь рутиной (проверка почты, проверка выполненных задач, отложен- ные звонки, отчеты, общение с коллегами, совещания и т.п.). Что не записано – того не существует Профессионализм сотрудника очень заметен по его владению правилами бизнес-этики. Это умение назначать и организовывать встречи, умение вести переписку, фиксировать итоги встреч и делать то, о чем договорились, выпол- нение задач в обещанный срок. Начните планирование своей рабочей недели с планирования ключевых онлайн-встреч (в биз- нес-терминологии Meetings). Согласуйте с кол- легами/партнерами/руководством время и отправьте приглашение на онлайн-встречи в календарь. Это ваш якорь. Отнеситесь к плани- рованию онлайн-встреч как к планированию живых встреч. Если договорились, то важно соблюдать дату, время и длительность. Бизнес-этика требует того, чтобы по итогам любой встречи было написано письмо с резуль- татами встречи и дальнейшими шагами. Если такого письма нет, вы просто мило поболтали с коллегами/партнерами, а не провели бизнес- встречу. Поэтому среди планируемого вами времени оставьте себе минимум 20–30 минут на написание письма по итогам каждой встречи (в бизнес-терминологии такое письмо называ- ется Follow Up). Выполнение задач в оговоренный с партнерами и клиентами срок – это репутация компании и ваша, как профессионала. Будьте хозяином своего слова. Старайтесь слышать своих парт- неров и заказчиков и максимально им помогать в решении их бизнес-задач. Если вы не уверены в оценке сроков внутрен- них задач, возьмите паузу для оценки их дли- тельности и вклеиванию в список других задач. Если вы уже назвали срок коллегам/партне- рам/руководству и понимаете, что не успеете, – посыпьте себе голову пеплом, но найдите силы позвонить и сказать: "Извините, не успеваю, смогу сделать тогда-то". Не затягивайте с отве- том, не откладывайте горькую правду на потом или на последний момент. В глазах руководства такое поведение выглядит как саботаж со стороны сотрудника. Лучше не принять задачу, объяснив руководителю при- чину несогласия/невозможности выполне- ния/нереальность сроков и т.п., и попытаться найти с руководством консенсус, чем принять задачу и не выполнить ее в срок. У чрезмерно активной переписки есть обратная сторона: вы должны понимать, что мессендже- ры также являются гигантскими поглотителями вашего времени. Не тратьте время на промежу- точную переписку с коллегами. Лучше сделать один раз в день общий звонок на 20 минут, а результат зафиксировать письмом, чем целый день "чатиться" с коллегами. Эффективные коммуникации внутри компании Для сохранения эффективности коммуникаций внутри компании руководителям подразделе- ний/отделов/департаментов необходимо про- водить регулярные онлайн-встречи со своими сотрудниками (не реже двух раз в неделю). Встреча должна быть не более 1 часа, к встрече необходимо готовиться. Цель встречи: вводные на неделю/день, обсуждение стратегических задач, ключевые вопросы-ответы, краткий отчет сотрудников о выполненных задачах. Для организации таких встреч можно использо- вать как платные (Cisco Webex, GoToMeeting, Zoom, Microsoft Teams, Skype for Business и т.п.), так и бесплатные площадки (Zoom с ограниче- нием по времени, Google Hangouts и т.п.). Для оперативных групповых звонков можно исполь- зовать WhatsApp, Viber и т.п. При использова- нии публичных площадок и мессенджеров исключите конфиденциальные разговоры и обмен финансовыми документами. Если у вас есть потребность в обмене конфиденциальной информацией, обсудите данную задачу с ИТ- директором вашей компании. Рекомендации рядовым сотрудникам При работе на удаленке у ваших руководителей возрастает как рабочая, так и психологическая нагрузка. Старайтесь находить к ним конструк- тивный подход, обсуждайте промежуточные дела голосом, а результаты обсуждения фикси- руйте письмом. Партнерство и умение брать на себя ответственность – самый конструктивный способ рабочих отношений. Умейте продавать себя внутри компании, учитесь доносить свою ценность, свои взгляды, свою позицию, важно, чтобы они были профессиональными, полезны- ми компании и аргументированными. Work&Life Balance Work&Life Balance – это очень популярный в международном бизнесе термин, означающий баланс между работой и личной жизнью. Веду- щие мировые корпорации, компании и люди, отвечающие за набор и мотивацию персонала, внимательно следят, чтобы в жизни каждого сотрудника был оптимальный баланс, тогда, по статистике, его работа на благо компании будет максимально эффективной. Нашим работодателям данный термин практи- чески незнаком или знаком, но игнорируется в вопросе оценки загрузки/эффективности каждого конкретного сотрудника. Мы с вами оказались в уникальной ситуации, когда сотрудник как никогда оказался близок к люби- мому дому и далек от работодателя, поэтому карантин и длительная удаленная работа – это настоящая возможность переформатировать устоявшиеся отношения "сотрудник/работода- тель", прокачать свои профессиональные навы- ки, достичь большего и улучшить свою эффек- тивность. Да пребудет с вами здоровье, хорошее настроение и ваша эффективность! n www.secuteck.ru апрель – май 2020 Ваше мнение и вопросы по статье направляйте на ss @groteck.ru Р азрешите и заставьте себя делать что-то для улучшения настрое- ния и вашей физической формы. Танцы, планка, йога, медитация, цигун, дыхательные практики и т.п. – даже в рабочее время, если это добавляет вам энергию и желание достичь новых профессиональных высот